Aquest és el cas d’un client de la Garrotxa que té un taller mecànic de vehicles a més de servei de grua amb un total de deu treballadors al taller i sis al servei de grua.

De les dues àrees de negoci, la del servei de grua li funcionava molt bé. Treballava per varies companyies asseguradores que li donaven molta feina i tot i que li pagaven preus una mica justos, havia optimitzat molt els costos i el rendiment era prou satisfactori. La part de taller però, no funcionava tant bé, de fet, donava pèrdues. El client ens va demanar un anàlisi de les causes de les pèrdues i ens vam posar a treballar.

Al taller, amb deu treballadors entre mecànics i planxistes, es treballava de la forma següent.

El cap de taller distribuïa les feines entre els mecànics i aquests, una vegada finalitzada la feina, anotaven manualment a l’ordre de treball el temps de dedicació i les peces utilitzades. El personal administratiu passava aquesta informació al sistema informàtic.

Després de pocs dies teníem suficient informació com per poder analitzar en profunditat quin era el problema que provocava les pèrdues.

Amb la informació proporcionada pel client, es va poder calcular que la productivitat dels empleats del taller era molt irregular. Es va calcular la productivitat de la forma següent: hores treballades / hores de presència al taller, essent les “hores treballades” les que estaven imputades a les ordres de treball.

El cas és que amb aquesta informació, no podíem saber encara quin era el problema tot i veure que la productivitat del millor treballador era del 87% i la del pitjor del 43%.

Òbviament, la productivitat del 43% era un problema que calia analitzar a part ja que no es podia entendre que un empleat només imputés a les ordres de treball el 43% del seu temps.

Però finalment la productivitat mitjana era del 68% cosa que ja ens indicava una mica l’origen del problema però no l’explicava del tot.

Per aprofundir més, es va calcular el rati d’eficiència de la forma següent: hores facturades / hores treballades. Aquest rati ens va donar més informació ja que les hores facturades són les que repercuteixen directament al compte de pèrdues i guanys. En una situació ideal aquest rati hauria de ser del 100%, és a dir, totes les hores treballades es facturen. Però la realitat no era aquesta i al analitzar amb detall les imputacions a les ordres de treball es van detectar els errors o mancances següents:

– Errors en les imputacions a les ordres de treball al posar-hi menys temps del dedicat.

– Ineficiència en la distribució de les feines als mecànics i planxistes per una mala praxi de l’encarregat de taller que provocava “temps morts“ entre feines que s’acabaven imputant al taller i no es facturaven.

– Rebaixa manual de les hores imputades a les ordres de treball per feines que s’havien allargat molt per causa imputables al mecànic al no haver resolt bé la feina.
Finalment, si es calculava el reti d’eficiència (hores facturades / hores de presència) el resultat era desastrós.

Quina estratègia vam seguir per augementar la seva productivitat?

Es va detectar que el treballador que tenia un 43% de productivitat era perquè se li feien fer feines per les que no estava preparat. Inicialment se li van assignar feines del seu nivell i simultàniament se li va fer un pla de formació que el va preparar per feines de més valor. Als vuit mesos el seu rati de productivitat havia pujat fins el 71%.

Es van fer protocols d’actuació per les principals reparacions per reduir al màxim els errors en els processos.

Es va dotar el taller de més eines que facilitaven determinades reparacions que fins aquell moment es feien amb eines inadequades.

Es van posar tres pantalles més distribuïdes en punts del taller perquè els treballadors poguessin informar les hores de les ordres de treball sense desplaçar-se a l’oficina ni emplenar papers manualment.

Es va promocionar un dels mecànics que va a passar a la posició de cap de taller, tenia qualitats molt bones per organitzar la feina molt millor. L’anterior cap de taller va passar a una posició dins el departament de grues.

A final d’exercici es va poder verificar que les decisions que es van prendre van fer millorar significativament el rati de productivitat que es va incrementar un 19% fins el 80,9%  i en conseqüència va comportar una millora dels resultats molt important.

Si tens un problema econòmic o financer a la teva empresa, et podem ajudar a determinar-ne les causes i trobar les solucions adients.

L'entrada La productivitat al taller ha aparegut primer a Ramió Consulting.